電話の取り次ぎ
2012.02.18 Saturday | よんなん的日常
職場復帰して、電話が鳴れば出るようにしています。
電話を取るのは若手の仕事、と世間では相場が決まってるようですが、自分のグループ（この事務所には総務課以外に「課」がない）は全員2〜30代なので、電話が鳴った瞬間ここはテレホンクラブかと（行ったことはないけれど）思うほど2〜3人が同時に受話器を上げます。（笑）
で、私が引き当てても、復職早々に具体的な案件は担当していないので、結局は取り次ぐことが多いです。受話器を置いた人あての電話だったりすると、結果的に周囲の手間を増やしているだけなわけでちょっと複雑だったりします。
とはいえ、「若手が電話を取る」のは、「自職場の業務にどんな人が関わっているのかを知るため」でもありますから、結局は取り次ぐだけ、だとしても意味があるんです。（と思うしかない）
本題はそれじゃなくて、電話の相手がみんな早口なことなんですよ。
……というのも、社内の内線電話網といえどもでかい会社なので、
・本社 or ＊＊支社 or ＊＊事務所
・部署名（＊＊部＊＊課）
・名前
を一気にダーッと言われるわけです。
……しかも自分の「2つのことを同時にできない」というクセのためか、「電話を聞き取りながらメモを取る」というのもなかなか至難の業です。
＃前職までは、メモはカタカナ2文字程度の略号の組み合わせで事足りることが多かった
先日、事務所名と名前は書きとめられたものの、部署名が聞こえた途端に頭からどこかへ行ってしまい、
高橋「恐れ入ります、もう一度お名前をお願いします」
（→それまで、こう言えばどの人も全部繰り返して名乗ってくれた）
相手「□□さん（＝電話に出てほしい人）をお願いします」
高橋「ああ、ええっと、そうでなくて…あの、、」
相手「○○です」
高橋「どちらの○○さんでしょうか…」
相手「△△事務所です」
高橋「すみません、△△事務所の（…どちらの、と言いかけたところで）」
相手「○○です、早く□□さんに代わってください」
……と、まもなく社会人経験9年目とはとても思えない頭の悪いやりとりをしておりましたよ。
確かに□□さんには「△△事務所の○○さんからお電話です」で通じました。
前職では口頭で業務連絡をするときにこんな場合は
「再度、所属氏名をお願いします」
の一言で済んだんですが、ホワイトカラー職場の電話応対でまさか「所属氏名を…」なんて言えるわけがなく、難しいものです。
さて、そんな折、先月末から事務所内だけで新しいIP電話システムが試験導入されました。
イントラネット上の連絡先一覧にリンクしていて、電話に出るとパソコンの画面上に相手の職場名や名前がフルネームで出るので、これは自分のような人間にはありがたいシステムです。
試験導入だけあって、電話をかける側が初期設定をちゃんとやらないと電話を受けるこちらに名前が出ない（＝電話をかける側は困らない）仕様なので、万事解決というわけではないんですけれども。
（あと、事務所外からの電話は従来どおり）
……というか、機能をすべて使いこなせば、電話に出てほしい人の電話機だけを鳴らしたり、電話をかけなくても在席状況が分かったり、離席中なら「あとで電話ちょうだい」みたいなインスタントメッセージも送れるので、画面に名前を出せるように初期設定をちゃんとしている人でも私の席の電話も鳴らしている時点でアレなんですが。
ちなみにこのIP電話システム、マニュアルを読めば読むほどSkypeなど市中のメッセンジャー機能つきインターネット電話ソフトと何が違うのかよく分かんないんですよね。
……強いて言えば、従来の内線や外線と共用できるハード（電話機）があることと、社内で閉じたネットワークである（セキュリティ上のリスクが低くなる）、くらいでしょうか。
セキュリティにコストをケチるとあとで痛い目に遭うのは分かるとして、それでもメーカーからは結構いい値段を吹っかけられてるんだろうなぁ。（推測）
21世紀になった現在、仕事を進める上で、連絡手段としての音声通話というメディアや「（従来型の）電話」の位置づけに議論その他はあるでしょうが、かように電話を取るだけでもいろいろ逸話があるものです。
電話が早口である以外にも、なんで本社とか隣接する事務所の社員はこうもせっかちなのかと思う話はほかにもあるので、それはまたいずれ。
前に、わが母校（大学）の学生はキャンパスで歩くのが早い＝行動が早い、という留学生の感想（ほめ言葉）を聞いたことがあって、何かにつけて急ぐのは悪いことではないと思うんですけれども。
……それはそうと、社内の部署名には正式なカタカナ略号が絶対にあると思うから、探してみるか、さもなくば（どうせ自分のメモ専用だから）自分でオリジナルのを勝手に作っちゃおうかな。。。
電話を取るのは若手の仕事、と世間では相場が決まってるようですが、自分のグループ（この事務所には総務課以外に「課」がない）は全員2〜30代なので、電話が鳴った瞬間ここはテレホンクラブかと（行ったことはないけれど）思うほど2〜3人が同時に受話器を上げます。（笑）
で、私が引き当てても、復職早々に具体的な案件は担当していないので、結局は取り次ぐことが多いです。受話器を置いた人あての電話だったりすると、結果的に周囲の手間を増やしているだけなわけでちょっと複雑だったりします。
とはいえ、「若手が電話を取る」のは、「自職場の業務にどんな人が関わっているのかを知るため」でもありますから、結局は取り次ぐだけ、だとしても意味があるんです。（と思うしかない）
本題はそれじゃなくて、電話の相手がみんな早口なことなんですよ。
……というのも、社内の内線電話網といえどもでかい会社なので、
・本社 or ＊＊支社 or ＊＊事務所
・部署名（＊＊部＊＊課）
・名前
を一気にダーッと言われるわけです。
……しかも自分の「2つのことを同時にできない」というクセのためか、「電話を聞き取りながらメモを取る」というのもなかなか至難の業です。
＃前職までは、メモはカタカナ2文字程度の略号の組み合わせで事足りることが多かった
先日、事務所名と名前は書きとめられたものの、部署名が聞こえた途端に頭からどこかへ行ってしまい、
高橋「恐れ入ります、もう一度お名前をお願いします」
（→それまで、こう言えばどの人も全部繰り返して名乗ってくれた）
相手「□□さん（＝電話に出てほしい人）をお願いします」
高橋「ああ、ええっと、そうでなくて…あの、、」
相手「○○です」
高橋「どちらの○○さんでしょうか…」
相手「△△事務所です」
高橋「すみません、△△事務所の（…どちらの、と言いかけたところで）」
相手「○○です、早く□□さんに代わってください」
……と、まもなく社会人経験9年目とはとても思えない頭の悪いやりとりをしておりましたよ。
確かに□□さんには「△△事務所の○○さんからお電話です」で通じました。
前職では口頭で業務連絡をするときにこんな場合は
「再度、所属氏名をお願いします」
の一言で済んだんですが、ホワイトカラー職場の電話応対でまさか「所属氏名を…」なんて言えるわけがなく、難しいものです。
さて、そんな折、先月末から事務所内だけで新しいIP電話システムが試験導入されました。
イントラネット上の連絡先一覧にリンクしていて、電話に出るとパソコンの画面上に相手の職場名や名前がフルネームで出るので、これは自分のような人間にはありがたいシステムです。
試験導入だけあって、電話をかける側が初期設定をちゃんとやらないと電話を受けるこちらに名前が出ない（＝電話をかける側は困らない）仕様なので、万事解決というわけではないんですけれども。
（あと、事務所外からの電話は従来どおり）
……というか、機能をすべて使いこなせば、電話に出てほしい人の電話機だけを鳴らしたり、電話をかけなくても在席状況が分かったり、離席中なら「あとで電話ちょうだい」みたいなインスタントメッセージも送れるので、画面に名前を出せるように初期設定をちゃんとしている人でも私の席の電話も鳴らしている時点でアレなんですが。
ちなみにこのIP電話システム、マニュアルを読めば読むほどSkypeなど市中のメッセンジャー機能つきインターネット電話ソフトと何が違うのかよく分かんないんですよね。
……強いて言えば、従来の内線や外線と共用できるハード（電話機）があることと、社内で閉じたネットワークである（セキュリティ上のリスクが低くなる）、くらいでしょうか。
セキュリティにコストをケチるとあとで痛い目に遭うのは分かるとして、それでもメーカーからは結構いい値段を吹っかけられてるんだろうなぁ。（推測）
21世紀になった現在、仕事を進める上で、連絡手段としての音声通話というメディアや「（従来型の）電話」の位置づけに議論その他はあるでしょうが、かように電話を取るだけでもいろいろ逸話があるものです。
電話が早口である以外にも、なんで本社とか隣接する事務所の社員はこうもせっかちなのかと思う話はほかにもあるので、それはまたいずれ。
前に、わが母校（大学）の学生はキャンパスで歩くのが早い＝行動が早い、という留学生の感想（ほめ言葉）を聞いたことがあって、何かにつけて急ぐのは悪いことではないと思うんですけれども。
……それはそうと、社内の部署名には正式なカタカナ略号が絶対にあると思うから、探してみるか、さもなくば（どうせ自分のメモ専用だから）自分でオリジナルのを勝手に作っちゃおうかな。。。